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Kanban Personal

Kanban Personal o cómo organizar tu trabajo y prioridades en 10 minutos

Lunes por la mañana. Llego a la oficina a las 8:30 para ver si puedo adelantar el trabajo que se me acumula en la lista de tareas que escribí la semana pasada. Enciendo el ordenador, me cojo un café y abro Outlook. 125 emails. 8 de mi jefe. Tengo que responder estos primero antes de ponerme con la lista de tareas que tengo en el cuaderno. Uno de ellos requiere que revise los datos de estimación de ventas para el próximo mes. Recibo una invitación para una reunión a las 11. No sé si me dará tiempo a responder los otros emails y preparar la reunión. Llegan las 10:30 y todavía voy por la mitad de la Bandeja de Entrada. Tendré que dejar la lista de tareas para más tarde o para mañana…

A todo el trabajador de oficina este escenario le suena familiar. Muchos de nosotros tenemos la buena voluntad de centrarnos en las tareas y prioridades más importantes, sin embargo, la dinámica de la organización a la que pertenecemos tiende a desbaratar nuestras buenas intenciones. Estrategias como el Getting things Done o el Inbox Zero no ayudan porque son complicadas o tienen demasiadas reglas y se centran demasiado en el e-mail, que como en el ejemplo de arriba, tiende a convertirse en un agujero negro que lo absorbe todo.

Trabajando con programadores, descubres pronto que su forma de afrontar el trabajo es distinta. Tienen una forma de priorizar el trabajo sencilla y de medir progreso de una forma muy visual. Es lo que se vino a llamar Kanban.

Inventados por Toyota en los años 1950 para optimizar los procesos de manufactura de automóviles, los sistemas de Kanban (en japonés significa “tablero de señales”) se empezaron a aplicar posteriormente en desarrollo de software para fomentar la colaboración, mejorar la calidad del trabajo y reducir los niveles de estrés. Lo mejor de los tableros de Kanban es que son muy sencillos de realizar, se trata simplemente de tarjetas pegadas en un tablero en varias columnas,  y te dan una clara idea visual de las prioridades en las que centrarte. Por ello aplicarlo a la productividad personal es tan sencillo como saber pegar tarjetas en una pared.  Otra gran ventaja es que Kanban es un sistema que sólo tiene dos reglas:

  1. Visualiza tu trabajo: Con el tablero, puedes ver todas tus tareas, clasificadas en categorías si quieres, en orden de prioridad (las más importantes arriba, las menos abajo) y de su estado de progreso (de izquierda, Sin iniciar, a derecha, Realizado, pasando por otros estados si tú quieres). Yo uso Trello como herramienta web para visualizar mis prioridades, pero puedes hacer lo mismo con una pared y post-its. En mi caso, tengo cinco columnas (Backlog o Trabajo Pendiente, Hacer esta Semana, Hacer Hoy, En Progreso, Hecho). Cuando algo surge, una tarea que tengo que realizar, ya sea en el trabajo o en mi vida personal, la pongo en la columna de Backlog (Tareas Pendientes), arriba del todo si es muy importante, o abajo del todo si no lo es. En Trello puedes etiquetar tus tarjetas de distinta forma. En mi tablero tengo seis etiquetas: Ejercicio y Bienestar, Desarrollo Personal, Tareas del Trabajo, Tareas Domésticas y Trabajo Profundo). Ya está. Así puedes, en un sólo vistazo, determinar qué tareas requieren tu atención o cómo van, en todos los órdenes de tu vida.
  2. Limita tu trabajo en progreso. Tienes que ser consciente de tus limitaciones. Si cada día sólo puedes acometer 4 o 5 tareas (dos de trabajo, dos personales y una doméstica) entonces en tu columna de Hacer Hoy sólo podrás tener 5 tarjetas cada día. Si no las terminas en el día estas tarjetas tienen que volver a  la columna de Hacer esta Semana, y si no las acabas en la semana, al Backlog. Al final de la semana revisarás el Backlog y arrastrarás tantas tarjetas a la columna de Hacer esta Semana como tu límite de trabajo te lo permite. Es lo que en desarrollo de software se llama capacidad. Lo bueno de hacer este ejercicio es que cada semana te acercas más a tu límite real, porque aprendes de tus experiencias anteriores. Diariamente harás lo mismo con la columna de Hacer Hoy, y al final de la jornada o dejarás la tarea en progreso, si la empezaste, o la devolverás a la columna de la semana si no pudiste siquiera empezarla.

Y ya está. Tiempo total de planificación: 10 minutos semanales y 2 minutos diarios. De vez en cuando tienes que añadir tareas a tu Backlog, pero es lo mismo que apuntártelas en una libreta o en Evernote o lo que sea que uses. La ventaja de usar un tablero Kanban es que puedes visualizar la nueva tarea fácilmente y darte cuenta de cómo compite con tus otras tareas en cuestión de preferencia.

Volviendo al ejemplo inicial, con un tablero Kanban no habría caído en la típica falacia psicológica de la heurística de disponibilidad, que establece que la información más reciente tiende a estar más presente en la mente del individuo. Si los emails del jefe se condensan en una tarjeta (“Responder al jefe acerca de las predicciones del mes que viene“) podemos comparar esa tarjeta con las otras que ya tenemos en la columna de Hacer Hoy y decidir si conviene sustituir una por la otra. La reunion de las 11 la cancelaríamos y sugeriríamos una fecha que coincide con el momento en el que habíamos decidido acometer ese proyecto en la semana, algo que el orden de apilamiento, de arriba a abajo, de la columna semanal, te dirá. Esa hora de la reunión, la bloquearías en tu agenda para acometer las dos tareas/tarjetas que habías priorizado para hoy.  Una vez finalizadas, te puedes ir a comer con la satisfacción del deber cumplido, y  por la tarde terminar tus emails o atender a tus reuniones, sin estresarte por las tareas urgentes que tenías que haber terminado.

Veis factible este sistema? Como dijo Einstein: “Si no puedes explicárselo a un niño de 6 años, significa que tú mismo no lo entiendes”. Se lo voy a contar a mi sobrino de 10 a ver como lo lleva.

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1 Comentario

  1. Inma

    Hola! Creo que es fundamental organizarse bien si quieres llegar a ser alguien importante en el futuro. Yo soy así que me gusta tener todo ordenado, bien soy meticulosa y no quiero tener caos en mis tareas diarias. Por eso utilizo Kanban Tool kanbantool.com/es/ una herramienta que me permite tener todo lo que tengo que hacer en un solo lugar y no perderme. Este simple tablero virtual es perfecto para visualizar el flujo de trabajo. Me ayuda trabajar sobre mí porque puedo analizar y mejorar mi productividad.

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