Un día laboral cualquiera para mí consiste en una media de 4 reuniones y comités. A días, como en el de la imagen de abajo, la media puede subir a seis o siete . Mi bandeja de entrada recibe unos 100 correos electrónicos a diario. Unido todo esto a las tareas típicas de un ejecutivo de nivel medio (aprobar contratos y vacaciones, revisar presupuestos, etc) siempre me da la terrible impresión de que es imposible realizar trabajo productivo de verdad, un objetivo (lo de ser productivo) que se antoja cada vez más difícil de definir en nuestra cacareada “economía del conocimiento“.

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Vaya diita...

En España el tema de la productividad lo llevamos mal. Trabajamos muchas más horas que los países más poderosos de Europa, pero nuestra productividad está a la cola.  Según Eurostat un trabajador español produce un 30% menos que un alemán en el mismo tiempo. Algo no funciona.

Sin embargo, en mi opinión hay que ahondar con mayor profundidad sobre lo que la productividad significa en el mundo laboral contemporáneo. Si estás en una cadena de manufactura, y un español produce 30 productos menos que un alemán en el mismo tiempo, ese es un cálculo muy fácil de realizar. La realidad laboral moderna no obstante es mucho más compleja.

Al margen de disquisiciones filosóficas acerca de lo que es la productividad, también es cierto que incluso si nos pusiéramos de acuerdo en su definición, los métodos de mejora de productividad personal que se suelen utilizar (Inbox Zero, GTD, etc) carecen del mínimo rigor científico; simplemente se basan en las opiniones de autores versados en el mundo de los negocios pero con una escasa validación empírica.

Por eso recibí la lectura del libro “Two Awesome Hours” (por desgracia no disponible en castellano) como una bocanada de aire fresco. El autor no es ningún gurú de los negocios, o famosillo empresario convertido en escritor diletante que te quiere dar consejos que no se pueden aplicar al margen de su situación y contexto personal, sino un doctor en Neurociencia que utiliza algo mas 50 estudios científicos en disciplinas tan variadas como la psicología, la neurociencia o la bioquímica para refrendar sus consejos.

Josh Davies, el autor de “Two Awesome Hourspropone un sistema de productividad tan efectivo que si se aplica con constancia puede multiplicar tus resultados hasta el punto en el que sólo necesitas dos horas para hacerlos posibles. Esta afirmación es ambiciosa, pero la lógica, como digo reforzada por una gran cantidad de literatura científica, es simple y tiene mucho de sentido común.

La tesis esencial de Davies es que los seres humanos, comparados con los ordenadores o las máquinas, somos un desastre en cuestión de productividad. Nuestra flaqueza es que, a diferencia de las CPUS, no sólo tenemos cerebros, sino que estos cerebros (nuestros procesadores) forman parte del organismo, y este organismo tiene una serie de limitaciones biológicas. Por ello, la productividad, desde el punto de vista clásico de producción de manufactura, no es la medida adecuada, ya que la ventaja del ser humano contra las máquinas no se puede evaluar desde el punto de vista de la eficacia (lo bien que se hace algo), sino de la eficiencia (el saber qué hacer para conseguir el mayor rendimiento). Una máquina puede ser tremendamente eficaz en hacer algo que no tiene ningún valor (el perrito robot, por ejemplo), los humanos por el contrario somos eficientes, tenemos la capacidad de saber discernir lo que tiene más valor. Para incrementar nuestra eficiencia, Davies propone las siguientes estrategias, todas ellas basadas en un vasto número de estudios científicos:

  1. Estrategia 1: Reconocer esos momentos cuando tienes que decidir lo que hacer de inmediato. Cuando acabamos una tarea normalmente nuestro cerebro entra en modo automático, se vuelve menos consciente de su entorno y del paso del tiempo. Es por eso que  es tan útil darse cuenta de cuándo aparecen esos puntos de decisión: en esos momentos si ponderamos con cuidado lo que tenemos que hacer,  y conseguimos conectar con nuestras verdaderas prioridades (conseguir crecer las ventas de producto A, establecer una estrategia de marketing para sector B), podemos utilizarlos para enfatizar trabajo eficiente enfocado a nuestros objetivos, dado el tiempo a nuestro alcance y nuestra energía mental en ese momento. En vez de ponerte a mirar email entre reunión y reunión, a lo mejor te compensa redactar las minutas de la última junta ahora que la tienes fresca.
  2. Estrategia 2: Saber cómo gestionar nuestra energía mental, como aludíamos en la estrategia numero uno, es esencial. Nuestro cerebro requiere del 20% de nuestra energía, a pesar de sólo suponer un 2% de nuestro peso corporal. La clave para realizar trabajo de calidad es planificar con cuidado cuándo llevar a cabo según qué tareas, dependiendo de nuestros niveles de energía mental en distintos momentos del día. Davis recomienda dedicar nuestras mañanas al trabajo que requiere mayor esfuerzo cognitivo y diferir tareas que requieren la gestión de información más superficial (correos electrónicos, reuniones) en la tarde.
  3. Estrategia 3: No intentemos luchar contra las distracciones. Nuestros sistemas de atención están diseñados para cambiar el foco continuamente. Esto fue vital para nuestra supervivencia. Teníamos que estar pendientes del tigre escondido en el matorral, de las señales de tormenta en el horizonte, de la posibilidad de encontrar frutos en aquel bosque… No es de extrañar que cuando nos obligamos a mantener la concentración en una tarea específica nos exasperemos y frustremos. Davies propone, otra vez basándose en estudios científicos, que en vez de luchar con las distracciones dejemos vagar nuestra mente, pero siempre brevemente y con la idea de encontrar un nuevo punto de atención. La práctica de la meditación se ha mostrado tremendamente efectiva a la hora de entrenar esa capacidad de desviarse brevemente de la tarea que queremos finalizar pero siempre con la idea de volver a ella una vez hemos reconocido la distracción.
  4. Estrategia 4: aprovechar la conexión entre mente y cuerpo. Como decíamos, nuestro cerebro tiene una capacidad computacional impresionante…pero tiene ciertas limitaciones biológicas impuestas por el resto de nuestro organismo. Actividades como hacer ejercicio para reducir la ansiedad, elevar tu estado de ánimo y ayudarte con ciertas funciones cognitivas, así como conseguir una hidratación adecuada y una dieta ideada especialmente para fomentar la atención (rica en ácidos grasos por lo que se ve) son todos ejemplos de cómo hacer que tu cuerpo contribuya a tu capacidad mental.
  5. Estrategia 5: Por último Davies lista una serie de estudios científicos que proponen la influencia del entorno físico en la productividad. El ruido de cualquier clase (incluida la música) viene en detrimento de la eficiencia, pero un poco de ruido ambiental puede ser eficaz a la hora del trabajo creativo. Organizar nuestro espacio de trabajo de forma que adoptemos posturas corporales expansivas (de pie mejor que sentado, piernas abiertas, manos entrelazadas detrás de la cabeza…vamos la típica postura del jefe),  puede hacer que nuestra confianza crezca y personalizar nuestro escritorio nos hace más feliz en el puesto laboral.

 

postura-expansiva

Like a boss...”

Lo mejor de este libro es que su autor carece de opiniones; lo que hace es resumir la literatura científica aplicada al rendimiento laboral y de ese conocimiento empírico consigue extraer un sistema que, aunque no perfecto, está a años luz de cualquier otro simplemente basado en observaciones anecdóticas o el ego del gurú de turno. Las opiniones son como culos, todos tenemos uno y no son intercambiables, pero los estudios científicos al menos se pueden replicar y se puede aprender de ellos.